O 5 S é uma ferramenta administrativa que auxilia na implantação da qualidade, organização e otimização nas empresas. Criado no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial com o objetivo de auxiliar na reestruturação do País, que necessitava reorganizar suas industrias, melhorando a produção por causa da alta competitividade do pós-guerra.
O programa 5 S visa conscientizar a todos da importância da qualidade no ambiente de trabalho. É a implantação de uma nova cultura que necessita contar com o comprometimento das equipes de trabalho para gerar os resultados esperados, ambientes limpos, organizados, asseio e bem estar que proporcionam condições para uma maior produtividade.
O Programa baseia –se em 5 conceitos:
1.º S - Seiri - Senso De Utilização E Descarte Conceito: "Separar O Útil Do Inútil, Eliminando O Desnecessário".
2.º S - Seiton - Senso De Arrumação E Ordenação Conceito: "Identificar E Arrumar Tudo, Para Que Qualquer Pessoa Possa Localizar Facilmente".
3.º S - Seiso - Senso De Limpeza Conceito: "Manter Um Ambiente Sempre Limpo, Eliminando As Causas Da Sujeira E Aprendendo A Não Sujar".
4.º S - Seiketsu - Senso De Saúde E Higiene Conceito: "Manter Um Ambiente De Trabalho Sempre Favorável A Saúde E Higiene".
5.º S - Shitsuke - Senso De Autodisciplina Conceito: "Fazer Dessas Atitudes, Ou Seja, Da Metodologia, Um Hábito, Transformando Os 5s's Num Modo De Vida".
Cada uma das etapas acima se complementam. Vamos analisar cada conceito e verificar sua importância e valor no dia a dia das empresas:
1º Seiri - Senso De Utilização E Descarte " O primeiro passo para se colocar ordem na casa é separar o útil do inútil. O que realmente é utilizado nas tarefas diárias e aquilo que raramente ou nunca usamos. Essa arrumação começa a dar sentido a filosofia de uma nova cultura. O que não é necessário pode e deve ser descartado, transferido para outro departamento, doado, ou simplesmente jogado fora. Ao iniciar este trabalho as pessoas verão que a maioria dos objetos ou papeis guardados realmente são sem importância. Que estavam simplesmente tumultuando o local de trabalho ou ocupando espaço que servem para organizar objetos utilizados constantemente.
2º Seiton - Senso De Arrumação E Ordenação Após organizar e separar o útil do inútil chegou a hora de arrumar e ordenar todo o material. Nesta etapa é importante classificar todos os objetos conforme sua necessidade de uso, aqueles usados constantemente devem ficar sempre mais acessíveis do que os objetos usados raramente. É muito bom que os objetos sejam identificados, rotulados para que qualquer pessoa que necessite possa encontrar com facilidade e rapidez. Esta etapa auxilia a administração do estoque, pois os materiais são identificados com facilidade e se torna mais prático saber quando está acabando determinado item. E evita também a compra em duplicidade
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3º Seiso - Senso De Limpeza Nada mais propicio para a realização de um trabalho do que a limpeza. Um ambiente limpo pode até ser simples, mas proporciona conforto as pessoas que ali trabalham. Esta etapa consiste na conscientização dos funcionários que primeiro não sujem e segundo se sujar limpem. Se cada um contribuir com a limpeza do local de trabalho muitos desperdícios de tempo e dinheiro serão evitados. Implante esta cultura nas suas equipes: "Usou, limpe e guarde".
4.º Seiketsu - Senso De Saúde E Higiene É o senso de asseio. Cada pessoa tem que cuidar da sua aparência e higiene pessoal, justamente porque são a imagem da empresa. É importante eliminar hábitos de comer no local de trabalho ou fumar. Coisas deste tipo incomodam tanto o cliente interno quanto o externo. Ninguém precisa usar roupas de grife, mas necessita ter cuidado com suas vestimentas. Procurando sempre ter cuidado co m o básico. Ambiente limpo e asseio próprio.
5.º Shitsuke - Senso De Autodisciplina Esta ultima fase é a fase da aceitação e comprometimento das equipes de trabalho. Apesar de ser um programa implantado para beneficio conjunto, tanto a empresa e os funcionários terão melhorias, redução de tempo na execução das tarefas, rapidez, facilidade e maior organização, ainda existe algumas resistências. Estamos falando de mudanças e onde que uma implantação de uma nova cultura não gerará certas insatisfações? Alguns podem até serem mais complicados, mas a partir do momento onde a maioria do grupo se comprometer e os resultados começarem a aparecer a resistência diminui.
Ao implantar o programa faça uma reunião com todos do grupo, explane o programa e os benefícios. Eleja alguns lideres para ajudar na avaliação dos resultados e verificação da implantação dos 5 S.
Faça um rodízio de lideres, isto ajuda a criar um elo maior com a implantação do programa. Motiva o grupo a participar e agir conforme cada etapa.
Faça reuniões periódicas apresentando os resultados, parabenize os mais atuantes e comprometidos. Lembre-se que o programa tem como pontos principais eliminar o desperdiço, o custo extra, o cansaço em excesso, os problemas de saúde e a falta de produtividade. É uma das etapas do sistema da Qualidade que serão complementadas com outros aspectos como a excelência no atendimento, a qualidade dos serviço e produtos, a imagem e reputação da empresa no mercado, e a eficiência e eficácia na realização das tarefas.
14/05/2007
